ZAPYTANIE OFERTOWE Nr PCPR.221.2.2024 z dnia 03.04.2024r. na zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej

03-04-2024

Więcbork, dn. 03.04.2024r.

PCPR.221.2.2024

ZAPYTANIE OFERTOWE

Nr PCPR.221.2.2024 z dnia 03.04.2024r.

na zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju

rodzinnych form pieczy zastępczej

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku

89-410 Więcbork, ul. Starodworcowa 8
NIP: 561-13-47-422

tel.: 52 3898501, 52 3897575

e-mail: poczta@pcprwiecbork.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie o udzielenie zamówienie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł netto określonej w art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023r. poz.1605 z późn. zm.).
Postępowanie prowadzone jest na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 z uwagi na fakt objęcia przedmiotowego zamówienia dofinansowaniem z budżetu UE.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

III. Opis i zakres przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej realizowanego w ramach projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego, pn. „Rodzina w centrum Etap I” w ramach Osi Priorytetowej 08 Fundusze Europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego, Działania FEKP.08.25 Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej, Program Regionalny: Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia ekspertów, którzy poprowadzą wykłady na dwa tematy:

1. „Budowanie poczucia wartości u dzieci i młodzieży”
2. „Cyberprzemoc”

Łączny czas trwania wykładów to łącznie 5 godzin zegarowych (po 2,5 godziny zegarowe na każdy wykład). Całkowity czas spotkania to 6 godzin zegarowych. Szczegółowy harmonogram spotkania zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą. Zamawiający przewiduje, że w spotkaniu będzie uczestniczyło około 40 osób. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić materiały dydaktyczne dla uczestników spotkania, salę oraz catering.

Wykonawca jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 poz. 2240 z późn. zm.)

Wykonawca zobowiązany jest wykonać zaproszenia na spotkanie i przekazanie ich
do określonego terminu Zamawiającemu.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie nagłośnienie oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkania.
Wykonawca w przerwie zapewni uczestnikom konferencji bufet kawowy (herbata, kawa, ciasto – po 1,5 kawałka na każdą osobę, woda 0,3 l/osobę) oraz lunch w postaci szwedzkiego stołu – dla ok. 40 osób. Lunch ma składać się z:

- mięso na ciepło (1 kawałek mięsa - co najmniej 150 g) – 2 kawałki mięsa na osobę – różne rodzaje;

- zestaw surówek ze świeżych warzyw – dwa rodzaje po 150 g/porcja;

- zestaw sałatek – dwa rodzaje po 150 g/porcja;

- dodatki - frytki, kuleczki ziemniaczane;

- soki owocowe 0,3 l na osobę;

- tortille nadziewane surówką i mięsem – 2 sztuki na osobę;

Wykonawca zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania wszelkich procedur przeciwepidemicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi i zaleceniami sanitarno – epidemiologicznymi.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru menu po wyborze Wykonawcy.
Koszty dojazdu Wykonawcy do miejsca wykonania usługi ponosi Wykonawca.
Wykonawca jest zobowiązany do zrealizowania przedmiotu zamówienia zgodnie
z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w niniejszym zapytaniu ofertowym.
Wykonawca zobowiązany jest posiadać wszelkie odpowiednie uprawnienia warunkujące prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania się z treścią Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 oraz zobowiązuje się do wykonania zamówienia zgodnie ze wskazanymi w w/w dokumencie zasadami.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania w przypadku, kiedy środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji ceny z oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę w sytuacji, w której cena oferty najkorzystniejszej będzie przekraczała kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania bez podania przyczyny.

IV. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia w dniu 29 maja 2024 r.
Miejsce wykonania usługi: Sępólno Krajeńskie – sala w Centrum Kultury i Sztuki w Sępólnie Krajeńskim. Salę zapewnia Wykonawca.

V. Warunki udziału w postępowaniu:

Zamawiający ustanawia w niniejszym postępowaniu warunki udziału, których spełnianie winien wykazać Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia.

Zamawiający informuje, że Oferenci ubiegający się o udzielenie zamówienia, którzy są podmiotami ekonomii społecznej zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 tj.:

1) przedsiębiorstwo społeczne, w tym spółdzielnia socjalna, o której mowa w ustawie z dnia 27 kwietnia 2006r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. 2023 poz. 802 t.j.);

2) jednostka reintegracyjna, realizująca usługi reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym:

a) CIS i KIS;

b) ZAZ i WTZ, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 2024 poz. 44 t. j.);

3) organizacja pozarządowa lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. 2023 poz. 571 t. j.);

4) spółdzielnia, której celem jest zatrudnienie tj. spółdzielnie pracy lub spółdzielnia inwalidów i niewidomych, działające w oparciu o ustawę z dnia 16 września 1982r. - Prawo spółdzielcze (Dz. U. 2021 poz. 648 t.j. ze zm.);

5) koło gospodyń wiejskich, o którym mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (Dz. U. 2023 poz. 1179 z późn. zm.);

6) zakład pracy chronionej, o którym mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 2024 poz. 44 t. j.).

otrzymają w kryteriach dodatkową ilość punktów.

Weryfikacja statusu Wykonawcy odbędzie się na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2
do zapytania ofertowego) oraz aktualnego dokumentu potwierdzającego status Wykonawcy
(np. statutu, odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, z którego wynika posiadanie
w/w statusu itp.) wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

2. Warunek w zakresie posiadania odpowiednich uprawnień:

Zamawiający nie stawia szczególnego warunku w tym zakresie, chyba że prawo nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień.

3. Warunek w zakresie doświadczenia:

Zamawiający wymaga aby Wykonawca wykazał się posiadanym doświadczeniem w zakresie zrealizowania usług odpowiadających swoim rodzajem usługom określonym treścią z opisu przedmiotu zamówienia, tj. Wykonawca wykaże, iż zrealizował w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje): min. 2 usługi, których przedmiotem była usługa zorganizowania spotkania o wartości co najmniej 3 000,00 zł brutto każda.

4.Warunek w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Zamawiający uzna warunek dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże spełnianie warunku następująco:

Wykonawca winien dysponować co najmniej:

2 osobami – ekspertami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia wykładów np. psycholog, psychoterapeuta, pedagog.

Zamawiający wymaga, aby do oferty dołączyć poświadczone przez podmiot ubiegający się o wykonanie usługi dokumenty poświadczające wykształcenie i kwalifikacje eksperta.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego) potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Wykonawca wraz z ofertą winien przedłożyć zobowiązania
do udostępnienia w/w osób, jeśli będą one udostępniane przez podmiot trzeci.

5. Warunek w zakresie zdolności ekonomicznej i finansowej:

Zamawiający nie stawia w tym zakresie szczegółowego opisu spełniania warunku udziału w postępowaniu. Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu nastąpi w oparciu
o złożone przez Wykonawcę do oferty oświadczenie, potwierdzające, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotowego zamówienia.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu.

6. Warunek w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

7. Oprócz oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Wykonawca winien złożyć wraz z ofertą:

- prawidłowo wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, stanowiący
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;

- odpis właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

- aktualny dokument potwierdzający status Wykonawcy, o którym mowa w rozdziale
V pkt 1

- Zamawiający wymaga, aby do oferty dołączyć poświadczone przez podmiot ubiegający się o wykonanie usługi dokumenty poświadczające wykształcenie i kwalifikacje eksperta.

VI. Kryterium oceny ofert i opis sposobu przyznawania punktacji:

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium:

- cena oferty brutto – waga 50%

- doświadczenie w organizacji spotkań o wartości co najmniej 3 000,00 zł brutto każda – waga 30 %

- posiadanie statusu podmiotu ekonomii społecznej – waga 20%

2. Zamawiający dokona oceny ofert przy zastosowaniu kryterium cena według podanego niżej wzoru:

a) cena oferty brutto:

P – łączna ocena oferty pod względem kryterium ceny

najniższa oferowana cena

P = x 50 pkt

cena badanej oferty

b) doświadczenie w organizacji spotkań

powyżej 4 spotkań - 30 punktów

3 - 4 spotkania - 20 punktów

2 spotkania - 10 punktów

Ocena końcowa ofert zostanie ustalona na podstawie sumy punktów wynikających z oceny kryteriów.

VII. Opis sposobu przygotowania oferty oraz termin i miejsce składania ofert:

1. Ofertę w zamkniętej kopercie z dopiskiem

Oferta na zorganizowanie spotkania świadomościowego

na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej

w ramach projektu „Rodzina w centrum Etap I”
nie otwierać przed 11.04.2024 roku przed godz. 15:00

można:

przesłać pocztą tradycyjną na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku, 89-410 Więcbork,
ul. Starodworcowa 8,

lub

doręczyć osobiście na adres wskazany w punkcie 1, pokój Nr 1 (sekretariat).

Termin składania oferty: 11 kwietnia 2024r. do godz. 1500 .

O zachowaniu terminu złożenia oferty decydować będzie data wpływu oferty
do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą
w Więcborku, ul. Starodworcowa 8, 89-410 Więcbork.

Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z w/w opisem (np. potraktowanie oferty jako zwykłej korespondencji i dostarczenie jej na miejsce składania ofert po terminie określonym w zapytaniu ofertowym) ponosi Wykonawca.

Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w formie pisemnej (ręcznie, na maszynie
lub w postaci wydruku komputerowego) zapewniającej pełną czytelność jej treści.

Oferta oraz wszystkie załączniki do oferty stanowiące dokumenty i oświadczenia Wykonawcy nie mogą być złożone w innym języku niż język polski.

Oferta oraz dokumenty i oświadczenia Wykonawcy muszą być podpisane
przez Wykonawcę lub inne osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Przy czym w przypadku, gdy Wykonawca upoważnił inne osoby do reprezentowania go w postępowaniu. Wykonawca składa wraz z ofertą oryginał pełnomocnictwa
do działania innych osób w jego imieniu lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa.

Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem, przez Wykonawcę lub inne osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

Oferta złożona po terminie zostanie niezwłocznie bez otwierania zwrócona Wykonawcy.

W przypadku gdy Wykonawca złoży ofertę niekompletną pod względem formalnym, nie zawierającą wymaganych dokumentów lub oświadczeń, gdy dokumenty są nieczytelne lub w ofercie są inne błędy Zamawiający odrzuci ofertę z zastrzeżeniem możliwości jednokrotnego wezwania do uzupełnienia dokumentów lub/i oświadczeń.

VIII. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Niniejszym informujemy, że zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. Nr 119 poz. 1
z 2016 r.) - dalej RODO, Zamawiający informuje, że przetwarza dane osobowe Wykonawcy. Szczegóły tego dotyczące Zamawiający przedstawia poniżej:

1) Administrator danych osobowych

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku,
ul. Starodworcowa 8, 89-410 Więcbork jest Twoim Administratorem danych osobowych.

2) Inspektor Ochrony Danych

Wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować
w sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw w formie pisemnej.
Dane kontaktowe:

Małgorzata Jasiniewska

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku

ul. Starodworcowa 8

89-410 Więcbork

e-mail: iod@pcprwiecbork.pl

3) Cele i podstawy przetwarzania

w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego pn. Zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej, w ramach projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego, pn. „Rodzina w centrum Etap I” w ramach Osi Priorytetowej 08 Fundusze Europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego, Działania FEKP.08.25 Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej, Program Regionalny: Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027– postępowanie nr PCPR.221.2.2024 - (podstawa z art.6 ust. 1 lit.c RODO);

4) Odbiorcy danych

Na podstawie obowiązujących przepisów prawa, jeśli będzie to konieczne, dane Wykonawcy będą udostępniane innym administratorom, podmiotom przetwarzającym oraz osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych, które muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki. Wymienieni odbiorcy danych zostaną zobowiązani
do zachowania danych osobowych w poufności w procesie ich przetwarzania.

5) Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Nie przekazujemy danych Wykonawcy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

6) Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wyznaczony przepisami prawa, w tym przez okres wskazany w Instrukcji kancelaryjnej Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie
w Sępólnie Krajeńskim z siedzibą w Więcborku.

7) Prawa Wykonawcy:

Wykonawcy przysługuje:

prawo dostępu do swoich danych,
prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
ograniczenia przetwarzania danych:

Wykonawca może zażądać, aby Zamawiający ograniczył przetwarzanie jego danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych
z Wykonawcą działań, jeżeli jego zdaniem Zamawiający posiada nieprawidłowe dane na temat Wykonawcy lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub Wykonawca nie chce, żebyś Zamawiający je usunął, bo są Wykonawcy potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Wykonawcę sprzeciwu względem przetwarzania danych.

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację. Wykonawca ma także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne
do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. Wykonawca powinien wtedy wskazać Zamawiającemu swoją szczególną sytuację, która jego zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez Zamawiającego przetwarzania objętego sprzeciwem. Zamawiający przestanie przetwarzać dane Wykonawcy w tych celach, chyba że Zamawiający wykaże, że podstawy przetwarzania przez niego danych Wykonawcy są nadrzędne wobec jego praw lub też, że jego dane są Zamawiającemu niezbędne
do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Jeżeli Wykonawca uważa, że Zamawiający przetwarza jego dane niezgodnie z prawem, może złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
lub innego właściwego organu nadzorczego.

8) Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie przez Wykonawcę danych osobowych jest wymogiem ustawowym, wynikającym
z ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.) lub warunkiem zawarcia umowy. Konsekwencją ich niedopełnienia będzie brak możliwości realizacji sprawy Wykonawcy. Ponadto dane osobowe Wykonawcy nie będą przetwarzane
dla zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowaniu.

ZAŁĄCZNIKI:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 3 – Wzór umowy

Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.

Niniejsze zapytanie ofertowe wraz z załącznikami zostało opublikowane na stronie BIP PCPR - link:

https://pcprwiecbork.bip.gov.pl/aktualnosci/889870_zapytanie-ofertowe-n…

Rodzaj zamówienia

Zapytanie ofertowe

Branża

Usługi dla firm, organizacji i administracji publicznej

Termin składania ofert